Pentru înregistrarea organizației și obținerea unui OID sau identificarea OID-ului deja existent pentru organizația dvs., click AICI.

Pașii pentru a înregistra o organizație nouă sunt:

1. Click pe Register my Organisation, verificați dacă organizația dvs. nu este deja înregistrată și inițiați noua înregistrare.

Acest pas este o condiție pentru activarea butonului de înregistrare a organizației, iar sistemul vă obligă să verificați mai întâi dacă organizația a fost deja înregistrată și deține deja OID.

Verificare OID existent

Dacă organizația nu este identificată ca fiind înregistrată, vi se va deschide o nouă opțiune, ca în imaginea de mai jos și se activează butonul Register a new Organisation pe care va trebui să facți click.

Butonul „Register a New Organisation”

Pe mai departe, platforma va cere să vă autentificați utilizând contul EU Login, după care veți accesa Organisation Registration System. Pe ecran vor fi afișate următoarele elemente:

• Butonul Submit – activ numai atunci când toate secțiunile sunt finalizate. 
• Mesaj Status – arată statusul înregistrării, așa cum se explică AICI. 
• Butoanele de navigare – pentru a merge la o secțiune anterioară / următoare.
• Content Menu – permite navigarea către diferitele secțiuni ale formularului de înregistrare. Trebuie să completați secțiunea curentă pentru ca următoarea secțiune să devină activă. Iconițele din dreptul meniului indică statusul de completare a secțiunilor:
• Roșu: Secțiune incompletă. Nu puteți trece la secțiunea următoare fără să o completați integral pe cea curentă.
• Verde: Secțiune completă. Puteți trece la următoarea secțiune. 
• Secțiunea curentă a formularului.

Pagina „Register my Organisation”

2. Completați informațiile referitoare la organizația dvs.

În partea stângă, sub Content Menu, veți vedea mai multe secțiuni de informații solicitate pe care le veți parcurge și în care va trebui să completați informațiile solicitate în câmpurile dedicate. Content Menu poate fi ascuns apăsând pe săgeata din stânga, dar puteți naviga în continuare printre secțiuni folosind săgețile de navigare.

Navigare „Content Menu”

Câmpurile obligatorii pentru finalizarea înregistrării sunt marcate cu un asterisc roșu (*). Îndrumările disponibile, indicate prin iconița (i), oferă instrucțiuni suplimentare și asistență pentru completarea fiecărui câmp. Plimbați indicatorul mouse-ului peste această iconiță pentru a vizualiza informațiile suplimentare. Câmpurile care trebuie completate cu text arată în colțul din dreapta sus numărul maxim de caractere ce pot fi utilizate.

Pagina principală „Add Organisation data”

Doar după ce secțiunea curentă este completată (aspect indicat printr-o iconiță verde) veți putea trece la următoarea. Dacă încercați să navigați printre secțiuni fără să le fi completat pe cele anterioare, sistemul va afișa un mesaj de avertizare.

Mesaj de atenționare: lipsesc date ce trebuie completate

Dacă o informație dintr-o secțiune obligatorie nu respectă regulile de validare sau dacă se șterg informații din câmpurile anterioare, acestea sunt marcate cu roșu și apare un mesaj de atenționare. Astfel de erori trebuie remediate înainte de a continua.

Eroare de validare

Lipsa unui mesaj de eroare indică faptul că datele organizației sunt valide și nu au fost modificate de la ultima salvare. Însă, mai pot apărea următoarele mesaje de eroare privind statusul înregistrării:

• Mesajul inițial sau care este afișat în cazul în care pagina conține erori de validare:

Your form is not complete, please check the red marks on the content menu.

• Mesajul afișat dacă formularul a fost modificat, dar nu a fost încă salvat:

Your form is complete, don't forget to save your changes.

Completați cu atenție, corect și conform realității informațiile solicitate în secțiunile Organisation data, Legal address, Organisation Contact Person și Users, astfel încât organizația dvs. să poată fi identificată corect. Nu ezitați să verificați corectitudinea informațiilor înainte de a le completa în această bază de date. Totodată, verificați/decideți la nivelul organizației pe cine nominalizați ca persoană de contact, precum și ca utilizatori autorizați să gestioneze OID-ul.

Pentru a identifica persoana de contact și utilizatorii autorizați, trebuie furnizate informații precum nume, prenume, funcție/rol, adresă de e-mail, număr de telefon etc. Dacă informațiile referitoare la adresă coincid cu cele ale organizației, se poate bifa căsuța din dreptul Use organisation address? pentru a prelua automat informațiile deja completate în secțiunea Organisation data.

În calitate de persoană care înregistrează organizația în baza de date, sunteți primul utilizator autorizat. În acest moment al procesului de înregistrare, nu aveți posibilitatea să adăugați mai mulți utilizatori, dar veți avea această posibilitate după finalizarea înregistrării.

3. Click Submit pentru a finaliza înregistrarea.

În momentul în care toate secțiunile din Content Menu sunt completate corect, acestea vor fi marcate cu o bifă verde și va apărea un mesaj tot în verde, care vă atenționează că formularul este gata și îl puteți trimite: Your form is complete, you can submit your organisation.

Totodată, în colțul din dreapta-sus se activează butonul de trimitere. Faceți click pe Submit pentru a putea finaliza înregistrarea datelor organizației. Se va deschide o fereastră cu un mesaj de confirmare și cu OID-ul nou creat pentru organizația dvs., care este format din 8 cifre, precedate de litera „E”. Statusul Registered indică faptul că datele au fost transmise cu succes.

Transmiterea datelor în sistem și confirmarea de înregistrare a noului OID

4. Completați secțiunile Accreditations și Documents.

În Content Menu vor apărea două secțiuni noi. Secțiunea Acreditations apare momentan goală și, abia în momentul în care organizația dvs. este certificată și acreditată în urma unei candidaturi depuse cu acest scop (după caz), aici vor apărea completate informațiile necesare.

În secțiunea Documents, trebuie să adăugați documentele care sunt obligatorii pentru certificarea organizației de către Agenția Națională. Informații referitoare la aceste documente puteți găsi în ghidurile programelor Erasmus+ și Corpul European de Solidaritate.

Documentele minime necesare (ale căror modele le găsiți AICI) sunt următoarele:

• Legal Entity form / Formularul de entitate juridică
• Financial Identification form / Formularul de identificare financiară

5. Primirea confirmării înregistrării organizației.

Pe adresa de e-mail pe care ați utilizat-o, veți primi o notificare care confirmă faptul că organizația a fost înregistrată și care va conține OID-ul organizației, informații suplimentare și link-uri relevante.

Ce alte funcții are Organisation Registration System?

Organisation Registration System utilizează liste pentru a afișa o prezentare generală a instituțiilor în Search for an Organisation, Register my Organisation și în My Organisations, acestea având următoarele funcții:

• Numărul de înregistrări disponibile este afișat la începutul listei. 
• Lista poate fi sortată pe coloane, ascendent sau descendent, apăsând pe săgeata sus/jos dintr-o anumită coloană. O mică săgeată este apoi afișată lângă numele coloanei indicând ordinea de sortare curentă.
• O cutie de căutare este disponibilă în partea dreaptă sus a listei de rezultate pentru a filtra înregistrările afișate.  
• Este afișată o listă de rezultate cu toate organizațiile care îndeplinesc criteriile dvs. de căutare.
• Folosiți săgețile din partea de jos, dacă sunt disponibile, pentru a naviga prin lista de rezultate. De asemenea, puteți selecta numărul de rezultate de afișat pe fiecare pagină. Derularea atât pe verticală, cât și pe orizontală folosind barele de defilare este activată dacă lista de rezultate este mai mare decât zona afișabilă de pe ecranul dispozitivului dvs.
• În plus, în My Organisations puteți iniția o actualizare a unei organizații pentru care sunteți autorizat făcând click pe Organisation ID (în albastru). 

Funcții ale listei cu organizații

înapoi la OID - pagina de gardă